Виды деловой документации

Деловые документы: понятие, виды, оформление. Бланки деловых документов

Виды деловой документации

Как известно, в практической деятельности людей, предприятий, организаций широко используются деловые документы. Сам процесс создания делового документа или запись информации на различных носителях по установленным правилам представляет собой документирование.

Совокупность документов, определенным образом взаимосвязанных и взаимодействующих между собой, отражающую деятельность любого предприятия образует систему документации (систему документационного обеспечения деятельности предприятия).

Определение документа можно найти в стандартах ISO, государственных стандартах Российской Федерации (ГОСТах).

  • документ, документированная информация – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать [1];
  • документ (document, records) – зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности [2].

Документ может быть создан посредством письма, рисунка, фотографии, кино- и звукозаписи и др. Зафиксировав информацию, документ обеспечивает ее хранение, накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.

Всякий документ может рассматриваться с точки зрения носителя информации, способа фиксации, выполняемых документом и функций и т.д. Функции документа представляют собой целевое назначение данного документа. Документ выполняет две группы функций: общую и специальную.

К общим функциям относятся: информационная, социальная, коммуникативная, культурная. Специальные функции: управленческая, правовая, функция исторического источника (12-14% всех создаваемых в обществе документов).

Не существует документов, выполняющих лишь одну строго определенную функцию. Любой документ многофункционален. Поэтому разграничить документы можно только условно, для удобства их классификации и анализа.

Все многообразие документов разделяется, в первую очередь, на официальные и документы личного характера. Документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке, называется официальным.

По стадии создания и оформления деловые документы разделяют на следующие виды:

  • Подлинник (оригинал) официального документа – первый или единственный экземпляр официального документа.
  • Проект документа – деловой документ до момента его подписания соответствующим должностным лицом.
  • Копия документа – документ, воспроизводящий информацию другого документа и все его внешние признаки или часть их. Существуют нотариальные, официально заверенные, простые заверенные, незаверенные, дипломатические и др. копии документов.
  • Дубликат документа – копия, имеющая силу подлинника, оформляется на документы, которые выпускаются в единственном экземпляре (аттестат, диплом, свидетельство о рождении и др.).
  • Выписка – копия части документа, оформленная и заверенная в установленном порядке.

Официальные документы в зависимости от обслуживаемой ими сферы человеческой деятельности подразделяются на управленческие, научные, технические (конструкторские), технологические, производственные и т.д. Делопроизводственные службы предприятия работают с официальными документами, подавляющее большинство которых составляют управленческие документы.

В свою очередь, всю систему управленческой документации предприятия разделяют на:

  • организационно-правовые документы (устав, положение об организации, регламент, штатное расписание, должностная инструкция и др.);
  • организационно-распорядительные документы (приказ, распоряжение, указание, постановление);
  • информационно-справочные документы (деловые письма и записки, заявление, протокол, акт и др.).

Существуют и другие классификации деловых документов.

Оформление деловых документов

Оформление деловых документов требует соблюдения правил, обеспечивающих, в первую очередь, их юридическую силу. Осуществляется оформление при помощи компьютерной техники. Отдельные внутренние документы и документы личного характера (заявления, доверенности, расписки, объяснительные записки) допускается писать от руки.

Текст документов рекомендуется печатать на бланках формата A4 через 1,5 – 2 межстрочных интервала, на бланках формата A5 и менее – через один межстрочный интервал, шрифтом Times New Roman 14.

Расстояние между отдельными реквизитами – от 1,5 (большинство деловых документов) до 3 межстрочных интервалов (телеграммы и телефонограммы).

Если один реквизит растягивается на несколько строк, то его текст печатается через один интервал.

Страницы делового документа подлежат нумерации. Если первая страница документа – бланк, то она считается, но не нумеруется. Все последующие страницы и считаются, и нумеруются. В документах ограниченного допуска, имеющих соответствующий гриф, нумерации подлежат все страницы.

Номера страниц в деловых документах проставляются арабскими цифрами (без точек и тире) посередине верхнего поля листа бумаги. Допускается выполнение документов с распечаткой текста на обеих сторонах листа бумаги. В этом случае нумеруются страницы и на лицевой и на оборотной сторонах.

Стандарт оформления организационно-распорядительных документов, относящихся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), включенных в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) представлен в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Деловые (управленческие) документы выполняются на чистых листах бумаги или на бланках. «Бланк – стандартный лист бумаги, на котором воспроизводится постоянная информация документа и отводится место для переменной информации» [3].

Другое определение: «Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа» [4].

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два стандартных формата бланков документов – А4 (210 x 297 мм) и А5 (148 x 210 мм), цвет бумаги белый или светлых тонов. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

  • 10 мм – правое;
  • 20 мм – верхнее;
  • 20 мм – левое;
  • 20 мм – нижнее.

Бланки форматов A4 и A5 служат преимущественно для изготовления служебных писем, учредительных и иных распорядительных документов, договоров, справок, записок, актов и др.

Бланки формата A3 (420 x 297 мм) проектируют для отчетных, учетно-статистических, плановых и других документов, содержащих таблицы с множеством граф.

Бланки формата A6 (105 x 148 мм) изготавливают для резолюции руководителя (поручения) или документов типа квитанций, разовых пропусков, учетных форм и т.п.

Образцы общего бланка, углового и продольного бланка письма организации, продольного бланка письма должностного лица, бланка конкретного вида документа организации представлены в ГОСТ Р 6.30-2003, Приложение Б.

Список использованных источников

Источник: http://www.ekonomika-st.ru/drugie/delopr/delopr-3.html

Тезисы

Виды деловой документации

Определение документа можно найти в государственных стандартах Российской Федерации (ГОСТах).

  • документ, документированная информация – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;
  • документ – зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.

Функции документа представляют собой целевое назначение данного документа. Документ выполняет две группы функций: общую и специальную.

К общим функциям относятся: информационная, социальная, коммуникативная, культурная. Специальные функции: управленческая, правовая, функция исторического источника (12-14% всех создаваемых в обществе документов).

Не существует документов, выполняющих лишь одну строго определенную функцию. Любой документ многофункционален. Поэтому разграничить документы можно только условно, для удобства их классификации и анализа.

Все многообразие документов разделяется, в первую очередь, на официальные и документы личного характера. Документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке, называется официальным.

По стадии создания и оформления деловые документы разделяют на следующие виды:

  • Подлинник (оригинал) официального документа – первый или единственный экземпляр официального документа.
  • Проект документа – деловой документ до момента его подписания соответствующим должностным лицом.
  • Копия документа – документ, воспроизводящий информацию другого документа и все его внешние признаки или часть их. Существуют нотариальные, официально заверенные, простые заверенные, незаверенные, дипломатические и др. копии документов.
  • Дубликат документа – копия, имеющая силу подлинника, оформляется на документы, которые выпускаются в единственном экземпляре (аттестат, диплом, свидетельство о рождении и др.).
  • Выписка – копия части документа, оформленная и заверенная в установленном порядке.

Официальные документы в зависимости от обслуживаемой ими сферы человеческой деятельности подразделяются на управленческие, научные, технические (конструкторские), технологические, производственные и т.д. Делопроизводственные службы предприятия работают с официальными документами, подавляющее большинство которых составляют управленческие документы.

В свою очередь, всю систему управленческой документации предприятия разделяют на:

  • организационно-правовые документы (устав, положение об организации, регламент, штатное расписание, должностная инструкция и др.);
  • организационно-распорядительные документы (приказ, распоряжение, указание, постановление);
  • информационно-справочные документы (деловые письма и записки, заявление, протокол, акт и др.).

Оформление деловых документов

Оформление деловых документов требует соблюдения правил, обеспечивающих, в первую очередь, их юридическую силу. Осуществляется оформление при помощи компьютерной техники. Отдельные внутренние документы и документы личного характера (заявления, доверенности, расписки, объяснительные записки) допускается писать от руки.

Текст документов рекомендуется печатать на бланках формата A4 через 1,5 – 2 межстрочных интервала, на бланках формата A5 и менее – через один межстрочный интервал, шрифтом Times New Roman 14.

Расстояние между отдельными реквизитами – от 1,5 (большинство деловых документов) до 3 межстрочных интервалов (телеграммы и телефонограммы).

Если один реквизит растягивается на несколько строк, то его текст печатается через один интервал.

Страницы делового документа подлежат нумерации. Если первая страница документа – бланк, то она считается, но не нумеруется. Все последующие страницы и считаются, и нумеруются. В документах ограниченного допуска, имеющих соответствующий гриф, нумерации подлежат все страницы.

Номера страниц в деловых документах проставляются арабскими цифрами (без точек и тире) посередине верхнего поля листа бумаги. Допускается выполнение документов с распечаткой текста на обеих сторонах листа бумаги. В этом случае нумеруются страницы и на лицевой и на оборотной сторонах.

Стандарт оформления организационно-распорядительных документов, относящихся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), включенных в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) представлен в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Бланки деловых документов

Деловые (управленческие) документы выполняются на чистых листах бумаги или на бланках. «Бланк – стандартный лист бумаги, на котором воспроизводится постоянная информация документа и отводится место для переменной информации».

Другое определение: «Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа».

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два стандартных формата бланков документов – А4 (210 x 297 мм) и А5 (148 x 210 мм), цвет бумаги белый или светлых тонов. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

  • 10 мм – правое;
  • 20 мм – верхнее;
  • 20 мм – левое;
  • 20 мм – нижнее.

Бланки форматов A4 и A5 служат преимущественно для изготовления служебных писем, учредительных и иных распорядительных документов, договоров, справок, записок, актов и др.

Бланки формата A3 (420 x 297 мм) проектируют для отчетных, учетно-статистических, плановых и других документов, содержащих таблицы с множеством граф.

Бланки формата A6 (105 x 148 мм) изготавливают для резолюции руководителя (поручения) или документов типа квитанций, разовых пропусков, учетных форм и т.п.

Образцы общего бланка, углового и продольного бланка письма организации, продольного бланка письма должностного лица, бланка конкретного вида документа организации представлены в ГОСТ Р 6.30-2003, Приложение Б.

Источник: https://infourok.ru/tezisi-delovie-dokumenti-ponyatie-vidi-oformlenie-blanki-delovih-dokumentov-2721270.html

Основные виды деловых документов

Виды деловой документации

Документделовая бумага, оформленная с учетом соответствующих норм и правил, служащая доказательством чего-либо, подтверждающая право на что-либо и имеющая юридическую силу.

В зависимости от того, к какой сфере человеческой деятельности относится документируемая информация, различают управленческие, научные, технические, производственные, финансовые и др. виды документов.

Ядро служебной документации составляют управленческие документы, обеспечивающие управляемость объектов как в рамках всего государства, так и в отдельной организации. Разновидностями управленческих документов являются:

1. Директивные и распорядительные документы (закон, постановление, приказ, распо­ряжение).

2. Административно-организационные документы (отчет, договор, контракт).

3. Информационно-справочные документы (справка, докладная записка, акт).

4. Официальная корреспонденция (деловые и коммерческие пись­ма разных типов).

5. Финансовые и учетные документы (квитанция, накладная).

Особую группу составляют личные (частные) документы (заявление, автобиография, расписка, доверенность, резюме).

Общим для всех видов и типов документов является требование четкого соблюдения правил их оформления в соответствии с действующими ГОСТами и стандартами. Особое значение при этом имеет соблюдение всех реквизитов документа.

Реквизиты – это обязательные признаки, установленные законом или распоря­дительными положениями для отдельных видов документов. Именно реквизиты обес­печивают фактологическую достоверность и узнаваемость официальных бумаг. Совокупность реквизитов документа называют формуляром.

К наиболее распространенным жанрам личныхдокументов относятся заявле­ние, резюме, автобиография, доверенность, расписка, объяснительная записка.

Заявление– документ, содержащий просьбу или предложение лица (лиц) учреждению или должностному лицу. Заявление пишется обычно от руки в одном экземпляре.

39. Изобразительно-выразительные средства языка и речи

Термин Определение Примеры
Аллегория (иносказание) Изображение отвлеченного понятия через конкретный образ. В баснях аллегорическое воплощение: лиса – хитрости, заяц – трусости, волк – злобы и жадности, осёл – глупости.
Анафора (единоначатие) Повторение слов или словосочетаний в начале предложений, стихотворных строк или строф. Например, в стихотворении М.Лермонтова “Благодарность” шесть строк начинаются с предлога за. В стихотворении Г.Державина “Русские девушки” пять строк начинаются с как.
Антитеза (противопоставление) Контраст, противопоставление явлений, понятий, образов, состояний и т.п. Часто выражается с помощью антонимов. Не плоть, а дух растлился в наши дни. (Ф.Тютчев). Стихи и проза, лед и пламень Не столь различны меж собой. (А.Пушкин). «Война и мир» (Л.Толстой), «Преступление и наказание» (Ф.Достоевский), «Коварство и любовь» (Ф.Шиллер).
Бессоюзие   Намеренный пропуск союзов для придания тексту динамичности. Швед, русский – колет, рубит, режет, Бой барабанный, клики, скрежет. (А.Пушкин).
Гипербола (преувеличение) Чрезмерное преувеличение свойств предмета; количественное усиление признаков предмета, явления, действия. В сто сорок солнц закат пылал, В июль катилось лето. (В.Маяковский). Миллион, миллион алых роз из окна, из окна видишь ты (Песня).
Градация Расположение слов и выражений по возрастающей или убывающей значимости. Фашизм ограбил, разъел, расшатал Европу. (И.Эренбург). Пришел, увидел, победил. Каждый памятник культуры разрушается, искажается, ранится навсегда (Д. Лихачев).
Инверсия Намеренное нарушение обычного (прямого) порядка слов. Выткался на озере алый свет зари. На бору со звонами плачут глухари (С.Есенин). Он из Германии туманной привез учености плоды. (А.Пушкин).
Ирония (скрытая насмешка) Употребление слова или высказывания в смысле, противоположном прямому. Обратный смысл может быть придан большому контексту или целому произведению. Отколе, умная, бредешь ты, голова? (И.Крылов). Пример иронического произведения – стихотворение М.Лермонтова «Благодарность» (здесь ирония доходит до сарказма – высшей степени проявления иронии).
Литота Преуменьшение предмета (обратная гипербола) Ваш шпиц, прелестный шпиц, не более наперстка (А.Грибоедов)
    Метафора     Слово в переносном значении; перенос основан на уподоблении одного предмета другому по сходству или контрасту; скрытое сравнение. Разновидность – развернутая метафора.     В саду горит костер рябины красной. (С.Есенин). На болотах клюквы россыпи Догорают в пепле инея (Н.Колычев). Пример развернутой метафоры – стихотворение М.Лермонтова “Чаша жизни”.
Многосоюзие Повторение союзов для логического и интонационного подчеркивания соединяемых членов предложения. И пращ, и стрела, и лукавый кинжал Щадят победителя годы. (А.Пушкин). Иди на бой за честь отчизны, За убежденья, за любовь. (Н.Некрасов).
Оксюморон (оксиморон) Сочетание противоположных по значению слов с целью необычного выражения какого-либо нового понятия, представления (сочетание несочетаемого) Но красоты их безобразной Я скоро таинство постиг (М.Лермонтов). Но перед ним туда навек закрыта дверь, Где радость теплится страданья (А.Фет). Смотри, ей весело грустить, Такой нарядно обнаженной (А.Ахматова). С кем мне поделиться Той грустной радостью, что я остался жив? (С.Есенин). «Живые мощи» (И.Тургенев), «Живой труп» (Л.Толстой), «Оптимистическая трагедия» (В.Вишневский).
Олицетворение Перенесение свойств человека (лица) на неодушевленные предметы, явления природы или животных. Разновидность – развернутое олицетворение. Луна хохотала, как клоун (С.Есенин). Полночь в моё городское окно Входит с ночными дарами (А.Твардовский). Пример развернутого олицетворения – стих-е М.Лермонтова “Утёс”.
Параллелизм Одинаковое синтаксическое построение смежных предложений. Что ищет он в стране далекой? Что кинул он в краю родном? (М.Лермонтов). Мне нравится, что вы больны не мной. Мне нравится, что я больна не вами. (М.Цветаева).
Парцелляция Расчленение фразы на части или отдельные слова; намеренное нарушение границ предложения. Боюсь гостиниц. Может, потому, что чувствую, что в номере когда-то остаться мне случится одному. Навеки. В самом деле. Без возврата. (Е.Винокуров).
Перифраз (перифраза) Оборот речи, заменяющий слова или словосочетания; указывает на признаки неназванного предмета. Приветствую тебя, пустынный уголок, Приют спокойствия, трудов и вдохновенья… (А. Пушкин). Вместо С.-Петербург – северная столица, город на Неве, северная Пальмира и т.п.
Риторический вопрос Вопросительное предложение, не требующее ответа; используется для привлечения внимания к изображаемому явлению или для размышления Есть ли смысл обманывать себя? Разве добрые дела совершаются для похвалы или награды? Как же выбрать время, чтобы несколько членов семьи могли сразу собраться за столом? Не выбрать времени? (С.Львов).
Риторическое обращение Синтаксическая конструкция эмоционально-экспрессивного характера для привлечения внимания, выражающая отношение автора к объекту. О вещая душа моя! О сердце, полное тревоги, О, как ты бьешься на пороге Как бы двойного бытия (Ф.Тютчев). Дух бродяжий! Ты все реже, реже Расшевеливаешь пламень уст. О, моя утраченная свежесть, Буйство глаз и половодье чувств. (С. Есенин).
Сравнение Сопоставление двух понятий, предметов, явлений с целью пояснения одного из них при помощи другого. Как дерево роняет тихо листья, Так я роняю грустные слова.(С.Есенин). Капли росы – белые, как молоко, но просвеченные огненной искоркой. (В.Солоухин). Лед неокрепший на речке студеной словно как тающий сахар лежит. (Н.Некрасов). Золотою лягушкой луна распласталась на тихой воде (С.Есенин). Ее глаза – как два тумана, полуулыбка, полуплач (Н.Заболоцкий).
Развернутое сравнение Сравнение ряда сторон, ряда признаков сложного явления (обычно с помощью союза как). Ходить по-утиному; сидеть по-турецки; бежит как на пожар. Пример развернутого сравнения – XI строфа стихотворения “Осень”.
Умолчание Внезапно прерванное высказывание в расчете на догадку читателя. С тобой летят, летят часы, Язык безмолвствует…одни мечты и грёзы… (Д.Давыдов).
Эллипсис Пропуск во фразе какого-либо слова, логически подразумевающегося. Богаты мы, едва {вышли}из колыбели, Ошибками отцов и поздним их умом. (М.Лермонтов).
Эпитет Слово или словосочетание, служащее образной характеристикой какого-либо лица, явления или предмета (чаще всего метафорическое прилагательное); «красочное» определение. Нельзя смешивать с определительными прилагательными, являющимися просто предметными и логическими определениями. Капельки хрустальной влаги; седой росный луг (В.Солоухин). От весел к берегу кудрявый след бежал (А.Фет). Пала царственная Троя. (Ф.Тютчев). Отговорила роща золотая Березовым, веселым языком (С.Есенин). Ср.: белый снег, мягкий снег – опреде-лительные прилагательные; сахарный снег, лебяжий снег – эпитеты.
Эпифора (концовка) Повторение слов или выражений в конце смежных предложений. Милый друг, и в этом тихом доме Лихорадка бьёт меня. Не найти мне места в тихом доме Возле мирного огня! (А.Блок).

Источник: https://cyberpedia.su/4x2fe.html

Виды документов. Классификация деловой документации

Виды деловой документации

Управление организацией обеспечивается большим ко­личеством документированной информации. Все докумен­ты, обращающиеся в организации, подразделяются на до­кументные образования (системы, подсистемы документа­ции), виды и разновидности документов.

Документные образования обеспечивают осуществление определенных функций управления или видов деятельности организации. Системы, подсистемы документации включают десятки видов документов, которые в свою очередь могут состоять из многих разновидностей документов.

Так, например, управленческая деятельность, фиксируемая главным обра­зом организационно-распорядительными документами (ОРД),подразделяется на три подсистемы документов: организационную, распорядительную и справочно-информационную; протокол же как вид документа справочно-информационной подсистемы ОРД в свою очередь имеет ряд разновидностей — протокол заседания, протокол раз­ногласий, протокол допроса и т. д. К ОРД относится также подсистема кадровой документации с соответствующими видами и разновидностями документов.

Следует отметить, что прямо, как ОРД, или косвенно все виды документов так или иначе имеют отношение к вопросам управления. Каждый из них (например, научно-техническая документация) требует принятия того или иного решения или непосредственного исполнения содержащей­ся в документе информации.

Приведем ниже классификацию документов, использу­емых в большей или меньшей степени каждой организаци­ей независимо от ее масштабов и отраслевой специфики.

По видам деятельностидокументы организации под­разделяют на научно-технические, конструкторские, техно­логические, проектно-сметные, нормативные, управленчес­кие (главным образом в виде организационно-распоряди­тельных документов), по личному составу, плановые, финансово-расчетные, отчетно-статистические, по бухгал­терскому учету, торговле, ценообразованию, изобретени­ям и открытиям, социальному обеспечению и др.

По наименованиюсуществует множество видов доку­ментов: научные отчеты, чертежи, схемы, графики, техно­логические и другие карты, приказы, распоряжения, ука­зания, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уста­вы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, факсы, телеграммы, анкеты, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности, исковые заявления, авторские свидетельства и др.

По способу документирования информации:письмен­ные (рукописные, машинописные, типографские, подготов­ленные на множительных аппаратах, электронные), гра­фические и фото-, фоно-, аудио- и кинодокументы. Основ­ным материальным носителем деловой информации на сегодня является бумага.

По месту составлениядокументы подразделяют на документы, используемые для решения внешних и внут­ренних вопросов. Внешняя документация в свою очередь делится на поступающую (входящую) и отправляемую (ис­ходящую) корреспонденцию.

По степени сложностидокументы классифицируют на простые и сложные. Простые — документы, в которых рас­сматривается один вопрос, в сложных — несколько вопросов.

По степени ограничения доступаразличают докумен­ты открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности (совершенно секретные, сек­ретные и др.), документы для служебного пользования (ДСП) и конфиденциальные документы (в частности, со­держащие коммерческую тайну).

По юридической силедокументы подразделяют на под­линные и подложные. Подлинные документы бывают дей­ствительные и недействительные. Недействительным до­кумент становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

По срокам исполнениядокументы классифицируют на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроком исполнения, установленным законом и соот­ветствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно». Сроки исполнения несрочных документов устанавливаются руководителем организации.

По стадиям подготовкидокументы подразделяют на черновики и подлинники (оригиналы). Черновик — доку­мент, подготовленный для дальнейшего оформления. Под­линник (беловой документ) — единственный экземпляр документа, оформленный и подписанный с черновика в соответствии с установленными требованиями.

С подлинника могут быть изготовлены копии, отпуск, выписки из документа и дубликат подлинника.

Копия — идентичное, заверенное должностным лицом воспроизведение подлинника. Отпуск — копия документа, остающаяся в делах предприятия, как правило, отпуск не заверяется подписью. Выписка из документа — заверенная часть текста подлинника. Дубликат — второй экземпляр документа, имеющий одинаковую силу с подлинником.

По степени полноты информациидокументы подраз­деляют на выписки из документа и полные варианты изло­жения текста.

По происхождениюдокументы классифицируют на служебные, подготовленные на предприятиях, в организа­циях, и личные письма граждан с изложением жалоб, пред­ложений, просьб.

По срокам хранениядокументы делятся на документы постоянного и временного хранения. Документы временно­го хранения в свою очередь подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

По степени обязательностидокументы подразделяют на информационные, содержащие сведения и факты о про­изводственной и иной деятельности организаций, и дирек­тивные — обязательные для исполнения, носящие харак­тер юридической или технической нормы.

По степени унификацииразличают документы инди­видуальные, типовые, трафаретные, примерные (образцы), в виде анкет и таблиц.

Индивидуальные документы по содержанию являются специфическими, носящими характер разового документа.

Типовыми являются документы, рассчитанные на из­ложение однородных процессов и явлений: типовой техно­логический процесс, типовые правила внутреннего распо­рядка и т. п.

Трафаретные документы имеют заранее напечатан­ный текст с пробелами, заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной си­туации.

Анкета — способ представления унифицированной ча­сти текста, при котором постоянная информация распола­гается в левой части листа, строками друг под другом, а переменная вносится в документ в процессе его составле­ния в правую часть листа. Анкетным методом смоделиро­ваны, например, приказы по приему, переводу и увольне­нию персонала и другие документы.

Таблица — форма подачи материала, когда постоянная информация размещается в заголовках граф и боковике, а переменная (в цифровом или словесном выражении) — на пересечении соответствующих граф и строк. Текст, пред­ставленный в виде таблицы, обладает большой информа­ционной емкостью, позволяет строго классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать аналогич­ные данные.

Примерные документы (образцы) носят ориентировоч­ный характер и используются для составления и оформле­ния документов по аналогии.

По характеру содержанияразличают первичные и вто­ричные документы.

Первичный документ содержит исходную информа­цию, которая суммируется и обобщается во вторичных до­кументах.

Предыдущая12345678910111213Следующая

Дата добавления: 2016-01-20; просмотров: 3004; ЗАКАЗАТЬ НАПИСАНИЕ РАБОТЫ

ПОСМОТРЕТЬ ЁЩЕ:

Источник: https://helpiks.org/6-56182.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.