Виды официальных документов

Виды документов и их классификация

Виды официальных документов

ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ

УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ

1.1. Основные положения по документированию
управленческой деятельности

Термин «делопроизводство» характеризует отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами.

Документирование – регламентированный процесс записи информации на различных носителях по установленным правилам.

Понятием «документ» определяется информация, записанная любым способом на материальном носителе с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Носитель – материальный объект, используемый для закрепления и хранения информации.

Электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.

Основными функциями документа являются:

1) информационная;

2) историческая;

3) коммуникативная;

4) культурная;

5) правовая;

6) социальная.

Комплекс документов, создаваемых на предприятии, определяется:

− кругом вопросов, решаемых в процессе деятельности предприятия;

− характером и объемом компетенции учреждения;

− порядком разрешения вопросов (единоначалие или коллегиональность);

− объемом и характером взаимосвязи с другими учреждениями.

Порядок и правила документирования управленческих действий обеспечивается следующими нормативными материалами:

– государственной системой документационного обеспечения управления (ГСДОУ), которая представляет собой совокупность правил и принципов, устанавливающих единые требования к документированию;

– унифицированной системой документации (УСД), представляющая собой совокупность взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и характерны для определенной сферы деятельности;

– отраслевым классификатором технико-экономической документации (ОКТЭД).

.

Унификация и стандартизация управленческих документов

Унификация – приведение чего-либо к единой системе. Унификация документов – установление единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций и единых правил работы с документами.

Унификация проводится в целях сокращения количества документов, типизации их форм, что снижает трудоемкость их обработки, более эффективное использование средств вычислительной техники. Таким образом, унификация направлена на создание трафаретных текстов.

Работа по унификации документов включает:

¾ разработку (УСД, которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;

¾ внедрение межотраслевых УСД в рамках республиканских и отраслевых УСД:

¾ внедрение УСД и ОКТЭД с целью поддержания достоверности информации и ее дальнейшего развития;

¾ разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;

¾ разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли.

Стандартизация – процесс установления и применения стандартов, по которым определяется эталон или образец, принимаемый за исходный для сопоставления с ним других объектов.

Стандартизация документов – это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности.

Установлены следующие категории стандартов:

– государственные стандарты (ГОСТ);

– отраслевые стандарты (ОСТ);

– республиканские стандарты (РСТ).

Цель внедрения стандартов – достижение эффективности документирования управленческой деятельности.

Для сокращения количества применяемых форм документов министерства и ведомства разрабатывают отраслевые табеля документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач организации.

В табель включаются документы как традиционные, так и создаваемые средствами вычислительной техники. Табель подписывается ответственным за его составление и утверждается руководителем ведомства.

Ведение табеля, внесение в него изменений осуществляется службой документационного обеспечения. Составление документов, не указанных в табеле, запрещается.

Виды документов и их классификация

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на три большие группы:

1. Нормативные документы (организационные, распорядительные, информационно-справочные).

2. Договорные (договоры, контракты, соглашения).

3. Информационные (официальные сообщения).

Документы классифицируются по следующим признакам:

1. По видам:

− организационные;

− распорядительные;

− информационно-справочные;

− по личному составу.

2. По наименованиям:

− служебные письма;

− приказы;

− распоряжения;

− протоколы;

− акты;

− докладные записки;

− объяснительные записки;

− заявления;

− справки и др.

Их оформление хотя и унифицировано, но они могут быть совершенно разными.

3. По месту составления:

− внутренние (документы, составленные работниками данного предприятия);

− внешние (поступают из других предприятий, организаций, частных лиц).

4. По степени сложности:

¾ простые (посвященные одному вопросу);

¾ сложные (охватывают несколько вопросов).

5. По унификации:

− индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности, например, докладная записка;

− трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении;

− типовые, созданные для групп однородных предприятий;

− примерные.

Трафаретные и типовые печатаются типографским способом или на множительных аппаратах.

6. По степени срочности:

− срочные, требующие исполнения в определенный срок;

− несрочные, для которых срок исполнения не установлен.

− По происхождению:

− официальные (служебные), затрагивающие интересы предприятия, организации;

− личные, касающиеся конкретного лица (заявления, жалобы, предложения).

7. По степени подлинности:

− подлинные (составлены в 1 раз);

− копии (повторно составленные документы);

− выписки (отражают некоторые разделы);

8. По средствам фиксации:

− рукописные;

− машинописные;

− электронные;

− графические;

− кино-фото-фонодокументы.

10. По срокам хранения:

− постоянный срок;

− с временным сроком (до 10 лет и более).

11. По степени гласности:

− секретные;

− несекретные.

1.4. Правила оформления управленческих
(организационно-распорядительных) документов

Документы состоят из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами. От полноты и качества заполненных реквизитов зависит доказательная (юридическая) сила. Совокупность реквизитов документа отражает его форму.

Совокупность реквизитов, присущих конкретному документу называют типовым формуляром.

Совокупность реквизитов, присущих всей системе и спроецированная в определенной последовательности по конструкционной сетке с шагом письма печатной машинки, называется формуляром-образцом.

Состав реквизитов, требования к их оформлению и порядок расположения реквизитов на стандартном листе установлены ГОСТ Р. 6-30 – 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». ГОСТ Р. 6-30 – 2003 устанавливает 30 реквизитов, присущих данной системе, которые приведены в табл. 1.

Каждый документ имеет свой индивидуальный набор реквизитов, отражающий его особенности и назначение в управленческом процессе.

Следует иметь в виду, что из 30 реквизитов есть так называемые обязательные, которые указываются в каждом документе и придают документу юридическую силу: название организации; дата документа, регистрационный номер, текст, подпись.

Другие реквизиты обязательны для отдельных видов документов. Среди обязательных реквизитов есть постоянные, которые не меняются вообще (например: наименование предприятия, справочные данные об организации).

При оформлении документов реквизиты группируются в пределах трех основных частей, на которые можно условно разделить любой документ: заголовочная, содержательная, оформляющая.

Таблица 1

Реквизиты документов

№ реквизита Название реквизита
Реквизиты заголовочной части документа
Государственный герб Российской Федерации
Герб субъекта Российской Федерации
Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)
Код организации
Основной государственный регистрационный номер (ОРГН) юридического лица
Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)
Код формы документа
Наименование организации
Справочные данные об организации
Наименование вида документа
Дата документа
Регистрационный номер документа
Ссылка на регистрационный номер и дату документа
Место составления или издания документа
Адресат
Гриф утверждения документа
Резолюция
Отметка о контроле
Реквизиты содержательной части документы
Заголовок к тексту
Текст документа
Отметка о наличии приложения
Реквизиты оформляющей части документы
Подпись
Гриф согласования документа
Визы согласования документа
Оттиск печати
Отметка о заверении копии
Отметка об исполнителе
Отметка об исполнении документов и направлении его в дело
Отметка о поступлении документа в организацию
Идентификатор электронной копии документа

На рис. 1 и 2 представлено размещение реквизитов и их взаимное расположение.

Рис. 1. Расположение реквизитов и границы зон на
формате А4 углового бланка

Рис. 2. Расположение реквизитов и границ зон на
формате А4 продольного бланка

Источник: https://poisk-ru.ru/s33704t2.html

Виды документов – классификация по назначению и по форме документирования – Помощник для школьников Спринт-Олимпик.ру

Виды официальных документов

В сфере документации существует строгая иерархия видов и классов. Чем лучше вы ориентируетесь в них, тем увереннее и защищеннее будете чувствовать себя в жизни, профессии.

Что такое документ

По классическому определению, документ – материальный носитель информации, свидетельствующий о чем-либо. Строго говоря, любая книга, картина, фильм, скульптура, глиняная табличка и берестяная грамота – документы, рассказывающие о людях, событиях, эпохе, обычаях и нравах.

Смысл документа в том, чтобы сохранять и передавать информацию во времени и пространстве.

Сегодня документальным считается не любой носитель данных. Документ должен быть оформлен определенным образом и иметь необходимые реквизиты (с латинского – “необходимое”).

Реквизитами  являются: наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись, резолюция, гриф согласования (утверждения).

Документ без реквизитов не имеет юридической силы.

То есть сочинение в школьной тетрадке о том, как ваш младший брат пошел в первый класс, это – творческая работа, а та же история, отраженная в заявлении родителей и личном деле учащегося – уже документ.

Рис. 1. Классификация и виды документов

Функции документов

Процесс документирования информации и организацию работы с документами называют делопроизводством. Документоведение и делопроизводство недаром стали особой сферой человеческой деятельности. Чем сложнее организация общества, тем больше функциональная нагрузка документа.

Различают общие и специальные функции.

Общие

Общие функции характерны для всех видов:

  • информационная – закрепление, хранение, передача информации;
  • социальная – регулирует отношения человека и общества;
  • коммуникативная – передача, обмен, преемственность информации;
  • культурная – служит памятником истории и культуры.

Специальные

Специальные зависят от области применения:

  • правовая – регулирует общественные правоотношения;
  • управленческая – регулирует организационные и управленческие процессы в обществе;
  • исторического источника – сохранение, предоставление объективной исторически значимой информации;
  • учетная – фиксация количественных характеристик;
  • познавательная – получение, передача знаний.

Виды документов

Любой документ многофункционален, служит различным потребностям человека и общества. Есть разные подходы к классификации документов, но все они связаны с их функциями и целевым назначением.

По способу документирования

Такой вид классификации определяет, каким образом, на какой носитель помещены и сохраняются данные в виде:

  • письменного или печатного текста на бумажном носителе;
  • текста, записанного на электронный носитель (карту памяти, дискету);
  • чертежей, схем, планов, карт;
  • текста или изображения, запечатленного на фото- или кинопленке.
  • аудио- или видеозаписи на диске, дискете, карте памяти.

По сфере использования

Наиболее актуальная, классифицирует документацию в соответствии с целями, функциями и областью применения.

Организационно-распорядительные и нормативные документы

Сюда относят положения, уставы, должностные инструкции, правила – распоряжения, приказы, решения, постановления. Они обеспечивают управление и слаженную работу предприятия, организации, общественных структур.

Той же цели служат вспомогательные документы (справочного, информационного характера): справки, акты, докладные записки, инструкции, объяснительные записки.

Финансово-бухгалтерские

Обслуживают финансовые отношения в обществе (организации). Это платежные ведомости, счета, накладные, чеки, финансовые отчеты, квитанции, табели и так далее.

Бухгалтерские документы подразделяются на:

  • распорядительные – разрешения, указания, распоряжения;
  • оправдательные – товарные чеки, гарантийные талоны, квитанции;
  • учетные – табели, ведомости, отчеты;
  • комбинированные – расходный кассовый ордер.

Рис. 2. Функции документов

Научно-технические

Сопровождают научные изыскания, фиксируют результаты исследований, обобщают, систематизируют, регламентируют информацию, ее практическое применение.

Различают:

  • проектную документацию (ПД);
  • научно-исследовательскую (НД);
  • конструкторскую (КД);
  • технологическую (ТД);
  • патентную документацию (ПД).

По личному составу

Регулируют отношения между работодателем и работниками, между сотрудниками, определяют профессиональные обязанности каждого работника, соблюдение трудовой дисциплины.

Их делят на подгруппы:

  • учет трудовых кадров, рабочего времени и оплаты труда;
  • комплектование штата сотрудников;
  • формирование персонального рейтинга;
  • контроль выполнения работ и соблюдения дисциплины.

К ним относятся трудовые договоры, приказы о зачислении и увольнении, трудовые книжки, личные дела, учетные карточки, дипломы и свидетельства об аттестации.

Отчетно-статистическая документация

Этот вид охватывает 3 уровня:

  • государственный;
  • ведомственный;
  • внутриучрежденческий.

Хранит учетную информацию о количественных показателях во всех сферах общественной жизни – социальной, экологической, производственной, политической, национальной.

По направлению движения

Классификация по направлению движения документации учитывает весь документооборот предприятий:

  • входящие – поступившие в организацию извне (извещения, реклама, прейскуранты, приглашения, программы конференций);
  • исходящие – составленные в организации и адресованные (отправленные) другим организациям, гражданам, структурам (отчеты, письма, докладные записки);
  • внутренние – составленные для служебного использования в рамках организации (распоряжения, расписания, правила внутреннего распорядка, маршрутные листы).

По ограничению доступа

Классификация по ограничению доступа определяет степень секретности документа по принципам системного подхода, объективности, минимизации объема закрытой информации, периодического пересмотра степени секретности.

Здесь существуют такие разновидности:

  • открытые документы – содержат общедоступную информацию (реестры, бюллетени, приглашения);
  • служебные (конфиденциальные) – свободны только во внутреннем доступе организации и служат сохранению коммерческой тайны (технологические карты, рецептуры, статистические отчеты);
  • секретные – с разной степенью ограничений доступа.
  • Важно! Различают 2 уровня секретности:

    • Гриф “Особой важности” означает наивысший уровень секретности. Применяется для документов государственного значения, касающихся национальной безопасности.
    • Гриф “Совершенно секретно” служит сохранению государственной тайны (военные, инновационные технические, научные сведения, внешнеполитические программы).

    По происхождению

    Классификация по происхождению различает три вида документов.

    • Личные бумаги – не касающиеся общественных или служебных отношений (переписка, дневники, мемуары, рукописи).
    • Официальные (юридически оформленные) документы, касающиеся планирования, учета, снабжения, финансирования на государственном и ведомственном уровне. Среди официальных выделяют подгруппу личных – паспорт, ИНН, водительские права, диплом, и т.п.
    • Служебные – сопровождающие внутреннюю деятельность предприятий.

    Рис. 3. Распорядительные документы

    По юридической значимости

    Классификация по юридической значимости группирует документы и их производные по наличию/отсутствию юридической силы.

    • Подлинник (оригинал) – исходный экземпляр документа, имеющий уникальные реквизиты (номер, серию, печать, время и место выдачи, подпись чиновника), обладающий юридической силой.
    • Дубликат – экземпляр, выданный повторно взамен утраченного. Обладает всеми характеристиками оригинала и юридической силой, но имеет пометку о повторной выдаче.
    • Копия – документ, полностью повторяющий содержание, внешний вид подлинника, но не имеющий юридической силы.
    • Заверенная копия – копия документа, чье соответствие оригиналу подтверждено юридически (+ проставлены установленные реквизиты). Такая копия часто может заменить оригинал.

    Классификация по форме изложения

    Определяет структуру, содержание, внешний вид документа, степень допустимой свободы формулировок.

    • Индивидуальные документы допускают свободную передачу фактов, рекомендаций, указаний по усмотрению составителя. Они создаются для конкретной ситуации (распоряжения, протоколы, автобиографии, объяснительные записки).
    • Трафаретные – имеют структуру, заложенную с помощью стандартных фраз с пропусками, типовых вариантов ответов, прочерков, “окошек” для занесения вариативной информации (анкеты, справки, бланки заявлений).
    • Типовые документы пишутся на основании образца или эталона, созданного для часто повторяющихся ситуаций (договоры, деловые письма, инструкции).

    Другие критерии классификации документов

    Возможны видовые разграничения:

  • По сложности:
    • Простые документы освещают один вопрос (короткая справка, согласие, расписка).
    • Сложные – два и более (приказ, характеристика, отчет).
  • По обязательности исполнения:
    • Информационные – не требуют исполнения (справки, отчеты, свидетельства).
    • Рекомендательные – носят факультативный характер, не требуют обязательного исполнения (методические рекомендации, медицинские направления).
    • Директивные – имеют нормативный характер, юридическую силу. Обязательны для исполнения (указы, приказы, постановления).
  • По наименованию:
    • Приказы.
    • Письма.
    • Ходатайства.
    • Справки.
    • Заявления.
    • Постановления.
    • Решения.
  • Таким образом, документ – это носитель, имеющий определенную форму, реквизиты, который служит для хранения и передачи информации. Любая классификация так или иначе связана с функциями и целевым назначением документов.

    Поэтому так важно при оформлении договоров, заключении сделок, оформлении документов на передачу прав собственности и во всех других ситуациях иметь полное понимание того, какой именно форме надо отдать предпочтение, чтобы документ имел юридическую силу.

    Предлагаем посмотреть короткое видео на тему определения документа:

    Следующая

    Источник: https://Sprint-Olympic.ru/uroki/deloproizvodstvo/85623-vidy-dokymentov-klassifikaciia-po-naznacheniu-i-po-forme-dokymentirovaniia.html

    Классификация документов

    Виды официальных документов

    Все многообразие документов, обслуживающих сферу управления, можно классифицировать по различным основаниям.

    Виды документов по происхождению:

    личного происхождения;

    официальные.

    Документ личного происхождения — документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

    Документы личного происхождения включают личную переписку, воспоминания личного характера, дневники. Они создаются в частной жизни человека, вне сферы служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

    Официальный документ — документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

    Среди официальных документов выделяют группу личных — это документы, удостоверяющие личность (паспорт, вид на жительство), специальность, образование (диплом, аттестат), трудовой стаж (трудовая книжка) и др.

    Делопроизводственные службы, как правило, работают с официальными документами, подавляющее большинство которых составляют управленческие документы. Управленческие документы создаются для реализации управленческих функций, таких как планирование, прогнозирование, финансирование, учет, контроль, снабжение и др.

    Служебный документ — официальный документ, используемый в текущей деятельности организации.

    Виды документов по способу документирования (способу записи информации или создания документа):

    Письменный документ — текстовый документ, информация которого зафиксирована любым типом письма.

    Текстовый документ — документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.

    Рукописный документ — письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки.

    Машинописный документ — письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами.

    Электронный документ — созданный и читаемый с помощью компьютерной техники.

    Изобразительный документ — документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта.

    Фотодокумент — изобразительный документ, созданный фотографическим способом.

    Фонодокумент — документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.

    Кинодокумент– изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом.

    Документ на машинном носителе — документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.

    грамма документа — изображение документа на экране электронно-лучевой трубки.

    В управленческой деятельности любой организации присутствуют письменные (текстовые) документы, созданные рукописным, машинописным способом, а также электронные документы.

    Делопроизводственные службы заняты обработкой и хранением именно таких документов.

    Если в деятельности организации используются иные документы (например, фотодокументы или графические документы), их созданием и обработкой занимаются специализированные подразделения.

    Виды документов в зависимости от отношения к аппарату управления:

    входящие (поступившие в организацию);

    исходящие (отправляемые из организации);

    внутренние (создаваемые в данной организации и используемые во внутренних связях).

    Совокупность этих документов образует документооборот организации.

    По ограничению доступа документы разделяются на:

    секретные;

    для служебного пользования;

    несекретные (простые).

    Секретные документы снабжаются особой пометкой и грифом секретности. Использование таких документов и работа с ними осуществляются по особой технологии и требуют специального разрешения. Документы для служебного пользования, содержащие несекретные сведения, могут использоваться работниками данного учреждения. Такие документы помечаются грифом «Для служебного пользования».

    По степени подлинности документы делятся на:

    подлинники (оригиналы);

    копии;

    дубликаты.

    Подлинник официального документа (оригинал) — первый (или единственный) экземпляр документа, обладающий юридической силой. Подлинник удостоверяет собственноручная подпись должностного лица, гриф утверждения, оттиск печати, регистрационный индекс. Подлинник обязательно содержит сведения, подтверждающие его достоверность (об авторе, времени и месте создания).

    Подлинный документ — документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

    Подлинник (официального) документа — первый или единичный экземпляр официального документа

    Дубликат документа — повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу

    Копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы

    Заверенная копия документа — копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу

    Дублетный документ — один из экземпляров копии документа. Дубликат — копия официального документа, имеющая юридическую силу подлинника и сопровождаемая отметкой «Дубликат».

    Оформление дубликатов практикуется в случаях потери подлинника; например, при утрате работником трудовой книжки работодатель отдела кадров обязан оформить ему дубликат трудовой книжки.

    По срокам хранения документы делятся на:

    документы постоянного;

    долговременного (свыше 10 лет);

    временного (до 10 лет) хранения.

    Сроки хранения документов определяются Федеральной архивной службой и закрепляются в перечнях документов с указанием сроков хранения.

    По способу передачи документов различают:

    письма;

    телеграммы;

    телефонограммы;

    телексы;

    факсограммы;

    электронные сообщения.

    По содержанию управленческих документов выделяют:

    Организационно-распорядительная документация (ОРД) – положения, уставы, инструкции, приказы, решения, протоколы, штатное расписание, регламент и т.

    Справочно-информационная документация (СИД) – письма, телеграммы, телефонограммы, докладные, служебные, пояснительные, объяснительные записки, справки, акты и т.

    Документы по личному составу (ДЛС) – приказы, личные дела, заявления, трудовые книжки, характеристики, анкеты, резюме, договоры и т.

    Дата добавления: 2016-03-22; просмотров: 3055; ЗАКАЗАТЬ НАПИСАНИЕ РАБОТЫ

    ПОСМОТРЕТЬ ЁЩЕ:

    Источник: https://helpiks.org/7-51301.html

    Виды документов

    Виды официальных документов

    · Информационно-справочные документы

    · Организационно-распорядительные документы

    · Приказ

    · Распоряжение

    Протокол

    · Акт

    Письмо

    Докладная записка

    · Объяснительная записка

    Документ

    Документ возник, прежде всего, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу.

    Документ (документированная информация) — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

    Документ определяется как зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.

    Сущность, признаки и свойства документа

    Как видно из определений, все они подчеркивают информационную сущность документа.

    Новый Закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 определяет информацию как «сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления».

    Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.

    Носитель документированной информации — материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

    Как носитель информации, документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей.

    Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы.

    В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе.

    Внешние признаки документа — признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления.

    Автор документа: Физическое или юридическое лицо, сделавшее документ

    Юридическая сила документа — свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

    Реквизиты документа

    Сам документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами. Поскольку появляется профессиональный термин реквизит, раскроем его содержание.

    В ГОСТ 351141-98 на термины и определения реквизитом документа называется «обязательный элемент оформления официального документа».

    Наименование документа (вид), автор, адресат, текст, дата, подпись, резолюция, гриф согласования, утверждения и т.д. — это реквизиты документов.

    Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями и форме данного документа, способом документирования.

    Многие документы имеют строго ограниченное число реквизитов. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита в служебном документе делает документ недействительным.

    Формуляр документа

    Совокупность реквизитов, из которых состоит документ, называется формуляром документа. Формуляр, характерный для конкретного вида документа, например приказа, акта, называется типовым формуляром.

    Типовой формуляр характеризуется определенным количеством реквизитов, расположенных в строгой последовательности.

    Например, в формуляр заявления входят следующие реквизиты: адресат, автор, указание вида документа, текст, подпись, дата.

    Один документ — это единичный акт документирования.

    Но деятельность учреждения оформляется и отражается совокупностью целого ряда определенным образом взаимодействующих документов, обычно соответствующих функциям управления.

    «Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению» составляет систему документации.

    Классификация документов

    Все многообразие документов, обслуживающих сферу управления, можно классифицировать по различным основаниям.

    Виды документов по происхождению:

    личного происхождения;

    официальные.

    Документ личного происхождения — документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

    Документы личного происхождения включают личную переписку, воспоминания личного характера, дневники. Они создаются в частной жизни человека, вне сферы служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

    Официальный документ — документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

    Среди официальных документов выделяют группу личных — это документы, удостоверяющие личность (паспорт, вид на жительство), специальность, образование (диплом, аттестат), трудовой стаж (трудовая книжка) и др.

    Делопроизводственные службы, как правило, работают с официальными документами, подавляющее большинство которых составляют управленческие документы. Управленческие документы создаются для реализации управленческих функций, таких как планирование, прогнозирование, финансирование, учет, контроль, снабжение и др.

    Служебный документ — официальный документ, используемый в текущей деятельностиорганизации.

    Виды документов по способу документирования (способу записи информации или создания документа):

    Письменный документ — текстовый документ, информация которого зафиксирована любым типом письма.

    Текстовый документ — документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.

    Рукописный документ — письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки.

    Машинописный документ — письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами.

    Электронный документ — созданный и читаемый с помощью компьютерной техники.

    Изобразительный документ — документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта.

    Фотодокумент — изобразительный документ, созданный фотографическим способом.

    Фонодокумент — документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.

    Кинодокумент– изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом.

    Документ на машинном носителе — документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.

    грамма документа — изображение документа на экране электронно-лучевой трубки.

    В управленческой деятельности любой организации присутствуют письменные (текстовые) документы, созданные рукописным, машинописным способом, а также электронные документы.

    Делопроизводственные службы заняты обработкой и хранением именно таких документов.

    Если в деятельности организации используются иные документы (например, фотодокументы или графические документы), их созданием и обработкой занимаются специализированные подразделения.

    Беловой документ — рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений.

    Черновой документ — рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом.

    Виды документов в зависимости от отношения к аппарату управления:

    входящие (поступившие в организацию);

    исходящие (отправляемые из организации);

    внутренние (создаваемые в данной организации и используемые во внутренних связях).

    Совокупность этих документов образует документооборот организации.

    Виды документов по числу затронутых вопросов:

    простые;

    сложные.

    Простые документы (например, письма, заявления) содержат изложение одного вопроса. Сложные документы включают несколько вопросов, они могут касаться нескольких должностных лиц, структурных подразделений, учреждений (например, приказы, протоколы, постановления, решения, регламенты, инструкции).

    По ограничению доступа документы разделяются на:

    секретные;

    для служебного пользования;

    несекретные (простые).

    Секретные документы снабжаются особой пометкой и грифом секретности. Использование таких документов и работа с ними осуществляются по особой технологии и требуют специального разрешения. Документы для служебного пользования, содержащие несекретные сведения, могут использоваться работниками данного учреждения. Такие документы помечаются грифом «Для служебного пользования».

    Виды документов по способу изложения текста:

    индивидуальные;

    трафаретные;

    типовые.

    В индивидуальных документах содержание излагается в виде связанного текста. Составитель (исполнитель) индивидуального документа готовит оригинальный текст, посвященный одному (или нескольким) вопросу, для выполнения конкретной управленческой задачи. Эти документы представляют собой традиционный литературный текст.

    В трафаретных документах структура изложения текста формализована, в них используются заранее подготовленные стандартные фразы или отдельные части постоянно повторяющегося текста и пропуски для заполнения переменной информации.

    Наиболее известным видом таких документов является анкета или справка. Такие документы, как правило, напечатаны на бланке, содержащем постоянную информацию, а переменная вписывается от руки.

    Вариант использования трафаретных текстов — введение их в память компьютера (шаблон текстовых редакторов).

    Типовые документы используются для документирования однотипных (повторяющихся) ситуаций, они составляются на основе образца (например, типовые письма, инструкции, договоры и др.).

    В документоведении метод типизации используется для создания типовых форм документов и текстов, т.е. образцов или эталонов, на основе которых создаются конкретные документы.

    Тйповой текст — текст-образец, на основе которого создаются в последующем тексты аналогичного содержания.

    По степени подлинности документы делятся на:

    подлинники (оригиналы);

    копии;

    дубликаты.

    Подлинник официального документа (оригинал) — первый (или единственный) экземпляр документа, обладающий юридической силой. Подлинник удостоверяет собственноручная подпись должностного лица, гриф утверждения, оттиск печати, регистрационный индекс. Подлинник обязательно содержит сведения, подтверждающие его достоверность (об авторе, времени и месте создания).

    Подлинный документ — документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

    Подлинник (официального) документа — первый или единичный экземпляр официального документа

    Дубликат документа — повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу

    Копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы

    Заверенная копия документа — копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу

    Дублетный документ — один из экземпляров копии документа. Дубликат — копия официального документа, имеющая юридическую силу подлинника и сопровождаемая отметкой «Дубликат».

    Оформление дубликатов практикуется в случаях потери подлинника; например, при утрате работником трудовой книжки работодатель отдела кадров обязан оформить ему дубликат трудовой книжки.

    По срокам хранения документы делятся на:

    документы постоянного;

    долговременного (свыше 10 лет);

    временного (до 10 лет) хранения.

    Сроки хранения документов определяются Федеральной архивной службой и закрепляются в перечнях документов с указанием сроков хранения.

    По способу передачи документов различают:

    письма;

    телеграммы;

    телефонограммы;

    телексы;

    факсограммы;

    электронные сообщения.

    38. Особенности русской и зарубежной школ делового письма.

    В значительной степени новые тенденции в русском деловом письме обусловлены расширением деловых связей с зарубежными партнерами.

    Знакомство с зарубежной школой делового письма становится необходимостью, поскольку эффективность письменного диалога во многом зависит от знания речевых оборотов, формул, особенностей стиля, принятых в практике деловой переписки страны-получателя корреспонденции.

    Главной особенностью русской официально-деловой письменной речи все еще остается строгая функциональность, так называемый «телеграфный» стиль.

    В то время как в западной и американской деловой переписке к письму предъявляются те же требования, что и к разработкам рекламного характера.

    В американской деловой корреспонденции, в частных деловых письмах нередко встречаются цитаты из Библии, из работ западных и американских философов, стихи, народная мудрость, используемые с целью продемонстрировать красноречие и эру- дицию автора.

    В книге известного американского специалиста в области маркетинга и делового письма Рона Теппера « 250 писем и записок в помощь менеджеру» формулируется основной принцип составления деловых писем.

    Его суть выражается формулой: Внимание — Интерес — Просьба — Действие (сравните с формулой построения рекламных текстов: Внимание — Интерес — Желание — Действие).

    Следуя этому принципу, авторы деловых писем должны постоянно думать о средствах привлечения внимания, пробуждения и удержания интереса к излагаемому в письме вопросу, просьбе, чтобы побудить адресата к действию.

    В качестве средств, рекомендуемых западными экспертами по деловой документации, встречаются такие, как апелляция к человеческим инстинктам, тактика шока. Вот примеры универсальных вступительных предложений, которые использовались разными фирмами: «Забудьте все, что слышали раньше о…»; «Сейчас Вы прочитаете нечто, что может резко изменить Вашу жизнь в следующем году…», «Если Вы работаете не там, где хотели бы, значит Вы предлагали свои услуги не так, как следовало бы» [82, 80]. Для отечественной деловой переписки подобные модели вступлений непродуктивны, поскольку не отвечают традиционно сложившимся представлениям о стиле и этике деловых отношений. К языковым средствам, вызывающим интерес, Теппер относит так называемые «магические слова».

    Источник: https://studopedia.ru/11_19412_pleonazm-tavtologiya.html

    Поделиться:
    Нет комментариев

      Добавить комментарий

      Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.